Ngenio inc. accorde une grande importance à votre vie privée et s’engage à protéger vos renseignements personnels. Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels vous concernant.
Que signifient les termes employés dans cette politique?
« client » la personne ou l’entreprise qui a retenu nos services, par le biais de nos distributeurs, de leurs partenaires ou de leurs consultants.
« renseignement personnel » un renseignement qui permet de vous identifier directement ou indirectement, à lui seul ou avec d’autres informations. Pensons par exemple à votre nom, vos coordonnées, votre profil psychométrique.
« répondant » une personne physique qui utilise nos services à la demande ou selon les instructions d’un client, par exemple, un candidat à un poste ou un employé d’un de nos clients.
« utilisateur » une personne physique qui utilise nos services pour le compte d’un client, par exemple, un directeur des ressources humaines ou un consultant en ressources humaines.
Quelle est la portée de cette politique ?
Cette politique concerne nos clients, les utilisateurs et les répondants ainsi que les visiteurs de notre site web. Elle s’applique aux renseignements personnels fournis dans le cadre de l’utilisation de nos services ou de notre site web.
Elle décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels. Elle explique aussi la manière dont vous pouvez exercer vos droits, par exemple, pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier.
Nous recueillons, utilisons, communiquons, et plus généralement, traitons les renseignements personnels pour fournir nos services. Notre traitement des renseignements personnels est principalement fondé sur les éléments suivants :
- Nous traitons les renseignements personnels des répondants sur la base de leur consentement exprès.
- Nous traitons les renseignements personnels des clients pour remplir nos engagements contractuels.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels dans les catégories suivantes :
Lorsque nos distributeurs commandent des produits ou services chez nous, nous recueillons les renseignements suivants :
| Quels types de renseignements recueillons-nous? | Pourquoi? | Quelle base légale du point de vue RGPD? |
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Traiter les transactions avec le distributeur afin de fournir le(s) produit(s) et service(s) que le client a commandé(s) | Exécution du contrat |
Lorsque vous naviguez sur notre site web mpo-solution.com, nous recueillons les renseignements suivants :
| Quels types de renseignements recueillons-nous? | Pourquoi? | Quelle base légale du point de vue RGPD? |
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Informations au sujet du répondant
| Quels types de renseignements recueillons-nous? | Pourquoi? | Quelle base légale du point de vue RGPD? |
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Renseignements psychométriques
| Quels types de renseignements recueillons-nous? | Pourquoi? | Quelle base légale du point de vue RGPD? |
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Pour plus d’information sur les informations concernant les visiteurs de notre site web, consultez la section Notre utilisation de témoins. Nous n’utilisons aucune technologie exclusivement automatisée comme l’intelligence artificielle pour traiter vos renseignements.
Comment obtenons-nous votre consentement ?
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou comme le permet ou l’exige la loi. La façon dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire de quelle manière) dépend des circonstances.
Auprès de vous
Nous vous demanderons votre consentement avant que vous débutiez une évaluation psychométrique.
Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une finalité qui ne vous a pas été indiquée au moment de la collecte ou qui n’est pas prévue par la loi, nous vous demanderons un nouveau consentement.
Auprès de tiers
Nous pourrions recueillir vos renseignements personnels auprès de tiers. Dans ce cas, nous nous assurerons de respecter les lois sur la vie privée applicables.
Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, vous êtes responsable d’obtenir son consentement.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres organisations comme des fournisseurs de services. Dans ce cas, nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers en concluant avec eux des ententes et des engagements écrits, leur demandant d’adopter des pratiques, des procédures et des mesures de confidentialité et de sécurité adéquates.
Catégorie | Ce qu’ils font pour nous |
Hébergement | Ils hébergent notre plateforme de gestion des talents ainsi que notre site web. |
Communications | Ils nous aident à transmettre des communications tels des infolettres, des messages électroniques commerciaux, des informations relatives à la maintenance de nos produits ou services ou à fournir des suivis aux utilisateurs. |
Soutien informatique | Ils nous procurent un soutien informatique. |
Distributeurs, leurs partenaires et consultants | Ils agissent comme intermédiaire entre notre organisation et nos clients. |
Gestion de la relation client | Ils fournissent une solution qui nous permet de gérer les comptes clients qui relèvent de nos distributeurs et de traiter toute la facturation en lien avec nos produits et services. |
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins indiquées dans cette politique, sauf si la loi exige que nous les gardions plus longtemps.
Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conservons actuellement les renseignements personnels des parties prenantes au Québec (Canada) . Vos renseignements peuvent être détenus et utilisés hors Québec. Par conséquent, il se peut que nous communiquions des renseignements personnels dans des endroits autres que votre pays, province ou état de résidence, où les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer. Lorsque nous communiquons vos renseignements à l’extérieur du Québec, nous nous assurons que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate.
Si vos renseignements personnels sont utilisés en dehors de votre pays, province ou état de résidence, ils sont soumis aux lois de l’endroit où ils se trouvent et pourraient être communiqués aux gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou organismes de réglementation de cet endroit, ou divulgués conformément aux lois de cet endroit. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeureront toujours régies par cet avis et conformément aux lois sur la vie privée applicables.
Quels droits avez-vous à l’égard de vos renseignements personnels ?
Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité avant de répondre à votre demande. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.
Au Québec, vous avez plusieurs droits relativement à vos renseignements personnels, notamment :
Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. Vous pourriez aussi nous demander de communiquer les renseignements personnels que nous traitons à votre sujet à une autre personne autorisée à le recevoir, à certaines conditions. Si vous êtes un répondant, nous acheminerons votre demande à votre employeur.
Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié ou supprimé.
Vous pouvez également nous demander des informations sur la source de vos renseignements personnels (s’ils n’ont pas été obtenus auprès de vous), ainsi que le nom des personnes qui ont accès à vos renseignements et des détails sur leur durée de conservation.
Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à notre utilisation ou communication de vos renseignements personnels.
Dans la plupart des cas, le retrait de votre consentement signifie que nous ne serons plus en mesure de traiter l’évaluation psychométrique. Autrement, nous vous informerons des conséquences du refus dans notre demande de consentement.
Si vous êtes un résident de l’Union européenne, vous pouvez bénéficier des droits additionnels suivants si vous respectez les conditions prévues par la loi :
Droit de demander la limitation du traitement de vos renseignements personnels
Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de certains renseignements personnels, notamment afin d’établir leur exactitude ou si leur traitement est illicite.
Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à une autre partie.
Droit à l’effacement
Vous pouvez nous demander d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Certaines exceptions nous permettent de refuser une demande d’effacement, notamment lorsque les renseignements personnels sont nécessaires pour nous conformer à la loi, à une entente, ou relativement à des réclamations.
Droit à l’opposition
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de renseignements personnels fondé sur notre intérêt légitime (ou de celui d’un tiers) ou à certaines fins de marketing direct.
Décisions automatisées
Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite, accompagnée d’une preuve d’identité, à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la section Comment nous joindre?
Une fois votre demande reçue, nous vous répondrons par écrit au plus tard 30 jours à compter de la date de réception de votre demande.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé, qu’ils soient conservés dans nos serveurs ou chez un de nos fournisseurs de services.
Par exemple, seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section Comment nous joindre?
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé, qu’ils soient conservés dans nos serveurs ou chez un de nos fournisseurs de services.
Par exemple, seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section Comment nous joindre?
Comment nous joindre ?
Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou tout commentaire concernant cet avis à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
304, rue Saint-Ignace
La Prairie, QC J5R 1E5
1 514 990-4600 poste 125
[email protected]
Allons-nous mettre à jour cette politique ?
Cette politique est en vigueur à la date de mise à jour qui figure en haut de la page. Si nous y apportons des changements importants, nous vous en aviserons. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
Notre utilisation de témoins
Les fichiers témoins sont de petits fichiers textes enregistrés sur votre ordinateur ou appareil mobile. Ils contiennent de l’information sur le navigateur que vous utilisez et sur les pages que vous avez consultées.
Les informations recueillies par le biais des témoins nous aident à analyser l’utilisation du site Web et nous permettent d’offrir aux internautes une meilleure expérience lors de leur visite. Nous ne conserverons les témoins que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans la présente politique, notamment à des fins de marketing et de statistiques.
Pour en savoir plus sur le type de témoins que nous utilisons, veuillez consulter notre bandeau de témoins et notre [Centre de préférence en matière de témoins].